¿Qué es la automatización de procesos?
5 Herramientas Líderes para automatizar tus procesos

¿Qué es la automatización de procesos? 5 Herramientas Líderes para automatizar tus procesos.


El mercado es cada vez más competitivo y la única forma de no quedarnos en último lugar, es utilizando las herramientas tecnológicas que podrían parecer del futuro, pero son parte de nuestro presente. Con esta premisa queremos hacerte entender que la inversión tecnológica es el pilar para ser sostenibles en un futuro cercano y evolucionar. 


De las tantas formas que se puede aplicar la tecnología, hoy específicamente queremos hablarte de la automatización de procesos. Descubramos hoy qué significa, sus beneficios y cuáles son las mejores herramientas para incorporar esta sistematización en tu empresa.

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¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos se define a sí misma con su nombre, ya que se trata de que ciertos procesos de la empresa se realicen de forma automática. 

Esto se logra mediante el uso de aplicaciones de software (ERP, CRM, E-commerce, etc.) y/o hardware (Robots, Cámaras 3D, etc.) cuyo objetivo principal es reducir tiempos y sobre todo costos.


La automatización de procesos acelera el tiempo de ejecución de las actividades en una empresa como lo son por ejemplo, ciertos procesos administrativos que impulsan la efectividad de muchas operaciones en una empresa.


Pero estos no son los únicos beneficios que trae la implementación de la automatización de procesos, a continuación te los explicaremos.


¿Cuáles son las principales ventajas de la automatización de procesos?

Mientras más automatizado esté un proceso, menos posibilidades hay de cometer errores. Como consecuencia de esta eliminación del margen de error, tenemos también la reducción de gastos y un mejor análisis de resultados, pero estas enumeraciones de ventajas no son suficientes, así que te las explicamos mejor en los siguientes párrafos.

Minimiza el riesgo de errores.

La automatización de procesos permite la creación de un flujo de trabajo (workflow) eficiente. Olvídate de esos inconvenientes de comunicación donde una misma información se comparte a través de diferentes medios (correo, documentos de word, drive) y se vuelve difícil rastrear toda la información sobre un mismo tema.


Automatizar estos procesos, mediante un software de gestión (ERP, CRM, E-commerce, etc.) en tu empresa, por ejemplo, te ayuda a eliminar esos errores administrativos y comunicacionales, donde un área espera la operación de otra para poder avanzar y debe estar consultando el estatus con esta última.


Además, te ayuda a dejar atrás los errores que ocurren cuando hacemos trabajos manuales, como completar formularios o la entrega y firma de recibos de sueldo.

Disminuye los costos operativos.

El costo de la mano de obra que algunas tareas manuales tienen es bastante elevado. Esto es lo primero en reducirse cuando automatizamos los procesos de los departamentos en una empresa. 


Para ser más específicos, piensa en el gasto de papel que se realiza en una oficina cuando las impresiones se hacen con errores.

Es un desperdicio de recursos y de tiempo, que se transforma siempre en dinero.  Este uso desmedido de los recursos queda atrás cuando integramos un software a nuestra compañía. Es así como lograrás obtener el ROI de tu inversión en la automatización de procesos. 

Control en el proceso y los resultados

El software que nos ayuda a automatizar los procesos de nuestra empresa siempre estará enfocado en ofrecernos una visión completa y en tiempo real de lo que ocurre en ella. 


Este acceso inmediato y organizado de la información te ayuda a tener control,  mucho más rápido, de cada tarea o proyecto, así como sus resultados. 


Es así como sabrás qué ocurre en cada departamento con tan solo ingresar a tu software de gestión en la nube, desde el lugar que sea que te encuentres, porque solo necesitas una computadora con acceso a internet.

Realizar seguimiento

El acceso inmediato a la información nos permite seguir cada proceso, proyecto o tarea en tiempo real. De esta forma podemos visualizar informes de resultados y verificar si se están cumpliendo las tareas asignadas por área o gerencia. 


También podemos programar notificaciones para no perdernos de lo importante, y así incrementar nuestra atención al detalle de operaciones o transacciones específicas para obtener resultados óptimos. 

Métricas en tiempo real

Tus KPIs al día y en el instante, ¿qué más se puede pedir? Esto es lo que te ofrece un sistema de automatización de procesos. Por ejemplo, cuando tenemos un CRM (Gestor de Relaciones con el Cliente) podemos configurar nuestros objetivos a fin de medirlos.


Un objetivo es definido por la empresa y puede incluir: cantidad de prospectos (leads), de ventas, de clientes fidelizados, entre otros.

Eliminación de la acumulación de papel

Y por supuesto, un factor de tendencia para las empresas: despedirse del papel. Un software de automatización de procesos digitaliza todas tus comunicaciones. 

Desde los procesos administrativos hasta las ventas, así que los beneficios al medio ambiente serán muy buenos. Y no nos olvidemos del costo de comprar y almacenar papel.

 
 

5 Mejores Herramientas para Automatización de Procesos.

Odoo

Sencillo, con una interfaz intuitiva y con más de 30.000 aplicaciones que cubren cualquier necesidad de tu negocio, este sistema ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) de código abierto se posiciona actualmente como uno de los mejores. 

Su principal característica y diferenciador es que es un ERP todo en uno, es decir que incluye todos los sistemas de gestión empresarial que pueda necesitar tu empresa en un solo software; compras, Odoo CRM, punto de venta, contabilidad, fabricación, e-commerce, inventario, servicio de campo, e-learning, proyecto, RRHH, nómina y muchos más.

  

Además Odoo ERP puede estar en la nube, por lo tanto te permite acceder a él desde donde quieras, solo basta con tener una conexión a internet.


Es un sistema cuyos gastos de implementación y mantenimiento se pueden adecuar al tamaño de tu empresa y son bajos comparados con otros ERPs.


En Integritas puedes solicitar una demo de Odoo ERP sin costo aquí.

SAP ERP

SAP es un Sistema de Planificación Empresarial desarrollado a inicio de los años 90. Es uno de los sistemas ERP líderes en el mercado y suele ser usado por empresas de mucha envergadura. 


Se caracteriza por ser un sistema ERP para grandes empresas donde la contabilidad es muy compleja. Por su amplitud de funciones para corporativos, es un sistema cuya implementación es muy costosa. 

Además de contar con una cantidad amplia de funciones, SAP ofrece herramientas de personalización para hacer su software más amigable a los usuarios, ya que suele ser un poco complejo y también cuenta con una versión (SAP Business One) que adquirieron de otra empresa para atender al sector de PYMEs. 

Intelisis

El ERP Intelisis es el sistema de Gestión Empresarial de la compañía Mexicana: Intelisis. En la actualidad se posicionan como el tercer mejor sistema de gestión de su país. Cuenta con una variedad de aplicaciones para integrar todos los procesos de tu empresa. 


Y también tiene disponible la opción de operar en la nube. Es un sistema diseñado para medianas y grandes empresas. 

Algo importante a saber de Intelisis ERP es que no se pueden obtener módulos del sistema de forma independiente, todos los módulos están enlazados. Sin embargo, te dan la oportunidad de instalar los módulos necesarios para tu empresa.

Microsoft dynamics 365

Es una suite en la nube que agrupa funcionalidades de CRM, ERP y Business Intelligence. Ya seguro notaste que su nombre te dice a quién pertenece y sí es un sistema de Microsoft. Uno de sus beneficios es que tiene planes de contratación flexibles. 


Puedes contratar un plan por usuario, a estos planes les llaman: perfil financiero, de servicios, etc. También puedes contratar una aplicación específica de la suite o puedes contratar un plan general, los cuales son Business Edition y Entreprise Edition. 

Esta división de planes lo convierte en un ERP accesible para pequeñas empresas, por ejemplo, pero igual de eficaz para medianas y grandes. Es uno de los sistemas más recientes, puesto que se lanzó en 2016.

Netsuite

Es otro sistema de automatización de procesos que incluye CRM, ERP y Business Inteligence. Compite por ser uno con más trayectoria. Desde 1998 está a la cabeza de las empresas pioneras en tecnología en la nube. 


Se estableció como la primera compañía en ofrecer servicios de aplicaciones para empresas. 

Netsuite se originó en California USA, pero no fue hasta 2016 cuando fue adquirida por otra compañía de sistemas empresariales: Oracle. Ahora Netsuite pertenece a una subdivisión de la misma. 

Entre sus beneficios está que no tiene un costo fijo, ya que varía de acuerdo a los módulos que necesita una empresa así como el tamaño de la misma.

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Conclusiones

La automatización por medio de un software de gestión ERP es la base tecnológica de cualquier empresa para poder iniciar con la transformación digital de la mejor forma, ya que, a partir de este sistema, podrás conectar nuevas herramientas tecnológicas para impulsar el crecimiento de tu negocio


No existen desventajas en la automatización de procesos. Su implementación en las empresas siempre genera una ganancia, ya sea a corto o mediano plazo, tu empresa se verá beneficiada por la implementación de un software de gestión (ERP, CRM, E-commerce, etc.).

Utilizar una herramienta para la automatización de los procesos de tu empresa hará que tengas un mayor control y eficiencia en la operación y administración de tu negocio. 

Unirte a esta tendencia te permitirá destacarte de tu competencia y agilizar la atención a tus clientes.


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