Software de gestión: ¿Qué es, beneficios y cómo elegir el mejor?
Un software de gestión te ayuda a administrar y controlar tu empresa, conoce los beneficios de implementarlo

Software de gestión: ¿Qué es, beneficios y cómo elegir el mejor?

Un software de gestión es una herramienta de suma relevancia para el crecimiento corporativo, te permite controlar, planificar, organizar y automatizar las tareas administrativas a nivel interno.

Es un sistema que además te permite analizar los rendimientos y los riesgos de tu proyecto, con el fin de otorgar un ambiente laboral más eficiente y sostenible.

La gran mayoría de las empresas o PyMEs no cuentan con actividades automatizadas, por lo que suelen usar sistemas departamentales y trabajos manuales.

El principal objetivo de un software de gestión, es permitir que la operación de todas las áreas de tu negocio sean impulsadas para alinearlas con los objetivos que buscas cumplir.

Es muy importante que cada área tenga metas específicas. Esto te garantiza direccionar tu estrategia positiva y eficazmente al momento de realizar un cambio de este tipo. 

¿Qué es un Software de Gestión?


Un software de gestión es un tipo de sistema de información que cuenta con múltiples herramientas cuyo enfoque se centra en la ejecución de distintas tareas administrativas.

Este tipo de sistemas puede simplificar procesos tales como procedimientos administrativos, buscando eliminar la mayor cantidad de burocracia dentro de tu empresa.

Existen diferentes tipos de software de gestión. Un ejemplo de esto es el CRM (Customer Relationship Management), que particularmente se enfoca en facilitar la gestión de clientes en tu negocio.


Además existen otros tipos de herramientas informáticas que los complementan y te pueden apoyar en áreas como recursos humanos, gestión de documentos o e-commerce.

Tipos de Software de Gestión

Actualmente son varias las empresas o PyMEs que no cuentan con un sistema automatizado, y contrario a esto, tienden a estar bajo el soporte de sistemas manuales por cada departamento, por ejemplo el uso de hojas de cálculo de excel. 


Por otro lado, una herramienta que se encargue de toda la función operativa de tu negocio, buscará alinearte y acercarte hacia el crecimiento y la escalabilidad.


Para lograr esto, existen diferentes tipos de software de gestión para cada tarea y departamento específico, que ofrecen un número muy amplio de soluciones de este tipo que podrán ayudarte en cada área de tu compañía.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Los sistemas ERP se enfocan en brindar un soporte que sea completo y además integral dirigido a la gestión empresarial. Este tipo de sistemas se centran en establecer y planificar la asignación de los recursos de tu organización.


Un ERP determina cómo serán los procesos empresariales y busca hacer más sencillo y eficiente el flujo de los datos a nivel interno.

Dentro de sus ventajas, podrás ver que te permiten mejorar la asignación de recursos, manejo de información y que puede ser integrado con alguna solución de Business Intelligence.

CRM (Customer Relationship Management)

Un CRM es un tipo de sistema que está orientado a darte soporte durante los procedimientos comerciales y gestión de tu cartera de clientes.

Lo atractivo de este tipo de sistemas es que no sólo puedes hacer seguimiento al proceso de preventa, sino que podrás trasladarlo hasta el proceso de postventa y ver como han sido cada una de las fases que debe pasar tu prospecto.

Un dato interesante es que existen soluciones de ERP que ya cuentan con un CRM integrado, apostando así a ser un sistema mucho más integral. 

WMS (warehouse management system)

Un WMS es un tipo de herramienta cuya solución se utiliza para que puedas controlar, coordinar y optimizar los movimientos, procesos y operaciones propias de un almacén dentro de tu empresa.

Algunas de las soluciones que te proporciona es la gestión de entradas y salidas, la ubicación de las unidades de carga y el control de stock. 

DMS (Sistemas de Gestión Documental)

Los sistemas de gestión documental son un tipo de software que han sido creados para poder ayudarte con la gestión de grandes cantidades de documentos.

Dentro de las facilidades que suelen ofrecer te permiten rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.

Además podrás tener un mayor control acerca de la forma en la que se modera la documentación de tu compañía y establecer los permisos necesarios. 

MRP (manufacturing resource planning)

Otra solución interesante es el MRP, este es un sistema que se centra en la planificación del proceso de producción y manufactura, además del control de inventarios para poder organizar de la forma más eficiente posible, la mercancía y producción.

Su objetivo principal es la administración de la producción de una empresa con el único objetivo de conocer cuáles son las necesidades de materiales en el momento exacto para producir.

HRIS (Software de recursos humanos)

El Sistema de Información de Recursos Humanos, es un conjunto de software que busca cubrir la totalidad de tareas vinculadas al departamento de Recursos Humanos.

Por medio de esta herramienta se genera una recopilación de soluciones digitales permitiendo a los responsables de Recursos Humanos desarrollar sus tareas diarias con la máxima eficiencia.

Podrás establecer control de horarios, gestión de formación del personal, organigramas o la situación actual del clima laboral de tu compañía. 

Sistema de Nómina

Un sistema de nómina es ideal para optimizar todo el proceso administrativo de la plantilla de empleado, se busca el funcionamiento correcto y los aspectos que deben ejecutar las personas encargadas de esta tarea.


Con este software se reducen las cargas laborales, se podrán disminuir los errores, y se actualiza constantemente con las legislaciones que estén vigentes en ese momento, bien sea de forma fiscal o forma laboral.

E-commerce

Un software de e-commerce se centra en brindarte las herramientas necesarias para que puedas tener una tienda virtual y que pueda ser totalmente funcional sin la necesidad de algún espacio físico.


Este sector se ha encontrado creciendo de manera muy acelerada. Por eso lo podemos ver en el mercado en diferentes tipos de proveedores de este tipo, algunos ejemplos podrían ser Shopify, Woocommerce o prestashop. 

Resulta interesante poder contar con un ERP en tu e-commerce, y así disponer de procesos más centralizados y tener más control sobre las operaciones.

Punto de venta 

Existen sistemas ERP que pueden ser integrados con el POS (Punto de venta) y nos permite acceder a la estructura de precios que posteriormente se procesarán a través del punto de ventas.


Esto te mostrará una vista rápida y sencilla de los  diferentes grupos de precios, dándonos la posibilidad de ajustarlos según apunta  nuestra estrategia y a las variaciones del mercado.

Business Intelligence (B.I.)

Los sistemas que han sido nombrados “Herramientas de Business Intelligence” apuntan al análisis de la información y data disponible. Esto existe con el propósito de facilitar la toma de decisiones.

Estas herramientas son sistemas que están dirigidos a la parte gerencial y la toma de decisiones. En la actualidad es común ver muchos sistemas de gestión ERP que están incorporando sus propias herramientas de B.I.

El principal beneficio será la capacidad de convertir tus datos en información de valor para tu compañía. Esto ayudará a focalizarte en la organización y crecimiento de tu empresa.

Beneficios de Implementar un Software de Gestión en tu Empresa

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Al momento de tener que implementar un software de gestión, es muy posible que estés pensando que tu empresa aún no necesita esta clase de sistemas. Sin embargo, esto es un proceso necesario si se quiere lograr la escalabilidad y la expansión como organización.  


Existen múltiples beneficios que vienen de la mano con esta serie de cambios. Parte de los beneficios que podrás obtener serán el aumento de la productividad, mayor eficiencia en procesos internos volviéndolos automatizados.

Optimización de Procesos

Al momento de contar con herramientas que hagan por ti el trabajo manual en cuanto a los procesos internos podrás optimizar los mismo. Por medio de un sistema de gestión podrás ver dónde están las debilidades de cada procedimiento y mejorarlo.


Además; podrás hacer que cada miembro ahorre tiempo en sus tareas y puedan ser más productivos. Permitiéndoles dedicarse a acciones más estratégicas. 

Tener Control Sobre la Administración de tu Negocio

Un beneficio increíble que trae el software de gestión es que obtienes más control sobre la administración de tu negocio. Al estar todo en una sola herramienta podrás saber la realidad de lo que ocurre en tu empresa.


Podrás controlar los recursos que entran y cómo son distribuidos, tendrás a la mano informes acerca de su uso y como han sido implementados. 

Centralizar Procesos

Otra ventaja interesante es el centralizar procesos, al ser una única herramienta, toda la información estará ubicada en un solo lugar, y así cada miembro de tu equipo podrá tener acceso a ella.


De esta manera tendrás mayor control y además tendrás el registro acerca de qué forma está siendo usada la herramienta. 

Soluciones a la medida

Existen diversas empresas que se dedican a prestar este tipo de soluciones acorde a lo que estés buscando. Para esto como empresario es necesario que conozcas y tengas claro cómo podría beneficiarte. 


Una vez que conozcas qué es lo que necesitas y  cuáles son tus objetivos a alcanzar, será el momento de empezar a buscar la solución empresarial que más se ajuste a tu necesidad.


Un claro beneficio de cómo te puede ayudar un proveedor de este tipo de sistemas, puede ser con la implementación de la firma digital para hacer aún más rápido cualquier proceso de gestión sin depender que el encargado esté disponible para realizar la firma. 

Reducir costos

Implementar un software de gestión te permitirá reducir costos. Esto parte del hecho de que te permite desechar documentación en papel innecesaria para tu empresa y disminuir los costos de materiales.  


Además, podrás evitar gastos de otro tipo de escenarios como la generación de reportes con información actualizada y en tiempo real sin tener que elaborar informes manualmente, reducción de errores humanos o eliminación de gran parte de la duplicidad de datos.

Soluciones Integrales y Específicas

Existen diversos software ERP que pueden ser para determinadas funciones y tareas muy específicas. Sin embargo cuentan también con algunas herramientas de este tipo que pueden ser integradas y son un poco más versátiles.


Al momento de establecer por cuál solución inclinarte, es de suma importancia conocer la realidad que está viviendo tu empresa y contemplar también hacia dónde la quieres llevar.


Si tu negocio es aún algo muy pequeño debes contemplar un sistema escalable que te permita crecer con él para evitar migrar a otro sistema cuando crezca tu empresa.


En caso de que tu compañía sea mucho más grande lo ideal será apostar por una solución flexible, que te permita personalizar procesos especiales de tu operación de forma modular.

Incrementar Utilidades

Al implementar un ERP y establecer más controles sobre tu compañía obtendrás una serie de ventajas y con ellas también rentabilidad.


Con un sistema de este tipo podrás controlar de mejor forma cuánto estás gastando, establecer mayores controles de precios, así como la gestión de inventarios o poder analizar la rentabilidad que está dejando cada producto. 

Software de gestión en la nube y cloud computing

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Algunos sistemas de gestión cuentan con la característica de ser implementados en la nube, es decir, que para poder acceder a él solo debe ser por medio de la conexión a internet. 


Esto puede ocurrir desde cualquier parte del mundo o de alguna computadora por la vía remota. De esta forma el home office y el trabajo remoto se pueden convertir en algo 100% efectivo para el área administrativa de la empresa. 


Es importante mencionar que para este esquema de ERP en la nube, se debe contemplar una buena infraestructura de seguridad según las necesidades de tu empresa..

¿Qué es un Software de Gestión de Código Abierto?

El software de gestión de código abierto es un sistema donde el código fuente es compartido para que pueda ser editado por las personas que lo utilizan sin tener dependencia alguna con el dueño de este.


Normalmente, este tipo de sistemas son creados por una comunidad donde los desarrolladores, quienes manejan la información, comparten datos, ideas y códigos con el fin de crear soluciones de software más innovadoras, tanto de forma colectiva como individual.


Este tipo de sistemas escalables y flexibles te abren la posibilidad de poder crear una solución propia a partir de una herramienta robusta creada con la experiencia de muchas personas e incluso empresas.

¿Qué es un Software de Gestión de Código Cerrado?

Este tipo de software se comercializa con derechos de copia, distribución o modificación del software , ya que están reservados y pertenecen al fabricante.


Ten en cuenta que la empresa desarrolladora de dicho sistema es la única que podrá modificar y distribuir las copias. Los usuarios no tienen ningún permiso ni acceso para acceder al código y realizar cambios.

¿Qué es un Software de Gestión de Código personalizado?

El software gestión personalizada, es un tipo de sistema privado que ha sido desarrollado para un usuario con determinadas especificaciones (generalmente una organización o una empresa).


Este tipo de programa te otorga una gestión libre, dándote la libertad de ser adaptado a la necesidad actual de tu empresa a la hora de contratarlo.

¿Qué debo tener en cuenta a la hora de elegir mi Software de Gestión?

Al momento de elegir el software de gestión adecuado es necesario que tomes en cuenta diversos factores, partiendo de reconocer cual es la necesidad actual de tu empresa y cuales son los objetivos que buscas alcanzar.


Además a todo esto puedes considerar lo siguiente:

  • Considerar los costos y el presupuesto a invertir.

  • Lograr el cambio de mentalidad del equipo y la resistencia al cambio.

  • Conocer quién será la empresa proveedora.

  • Saber cómo será la funcionalidad del sitio.

Nuevas Tecnologías de Mercado

Existen diferentes empresas que ofrecen diversos niveles de funcionalidad con respecto a este tipo de habilidades.


Algunas de las nuevas tecnologías en el mercado son las siguientes: 


Odoo: Este software de gestión cuenta con un ERP integrado que puedes tener bajo una licencia llamada “comunitaria” que es bastante simple o una versión empresarial que obtienes al contratar una licencia de este tipo. 


SAP: Esta es considerada líder de sistemas ERP, es un software muy funcional y de suma estabilidad para cualquier empresa. La única problemática es la de su mantenimiento.


Microsoft Dynamics Ax Axapta: Es un software de gestión empresarial completa para organizaciones de tamaño medio y grandes. Actualmente se trata de una de las herramientas más completas del mercado. 


La gama de ERP´s Oracle: Se trata de las diversas herramientas de gestión que ofrece Oracle, representar sistemas muy robustos y con grandes resultados para diversas empresas. 


Infor LN: Aunque es una herramienta muy joven aún, se trata de una propuesta interesante para pequeñas empresas por las soluciones que pueden plantearle. 

Conoce las Nuevas Tendencias de la Inteligencia Artificial

La Inteligencia Artificial ha sido un tema recurrente cuando se habla de un software de gestión . Esto en un primer plano orientado a potenciar la toma de decisiones y mejorar el flujo de trabajo por medio de la automatización. 


Al implementar tecnología de inteligencia artificial vas a proporcionar a las empresas una ventaja significativa a través de un procesamiento innovador de datos.


La inteligencia artificial nos lleva a automatizar aún más los datos de la empresa, además de crear criterios y brindar más opciones en un plano estratégico para cada área. 


También tendrán un análisis de datos más amplio y un mayor procesamiento, lo que hará que el trabajo manual quede de lado y así incrementen la productividad. 

Cómo Elegir el Mejor Software de Gestión para mi Empresa

Seleccionar un Software de Gestión puede ser una decisión complicada e importante para cualquier empresa, puesto que esto representa una inversión elevada de diversos recursos para cualquier organización, incluyendo el tiempo que se le debe invertir para lograrlo.


Te encontrarás con la necesidad de lograr una buena elección, pero también una correcta implementación de la cual dependerá el buen funcionamiento de la herramienta en tu empresa.


Por lo que es importante que tengas en consideración los factores que pueden tener mayor peso y que te ayuden a tomar la decisión correcta según tus objetivos, como los costos económicos, soporte técnico, funcionalidad y proveedor por nombrar algunos.

Conclusión

Los software de gestión traen soluciones reales y permiten que el manejo de la información y sea mucho más detallado, al igual que todo el control de los procesos internos de tu empresa. Ahorrando tiempo y sumando eficiencia. 


Como organización es necesario que busques dar un cambio representativo en la digitalización de tu empresa. Contar con una solución como la que ofrecen este tipo de herramientas es vital para que puedas seguir creciendo.

Nuestro propósito al brindarte esta herramienta es lograr un avance significativo, y que obtengas la escalabilidad que estás buscando.


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